Unter dem Begriff Dienstreise werden verschiedene Reisetätigkeiten zusammengefasst, die auch unterschiedliche steuerliche Auswirkungen haben.

Dienstreise im Auftrag des Arbeitgebers

In diesem Sinne liegt eine Dienstreise vor, wenn der Arbeitnehmer im Auftrag des Arbeitgebers den Dienstort zur Durchführung von Dienstverrichtungen verlässt. Taggelder können in Höhe der amtlichen Sätze steuerfrei ausbezahlt werden, solange kein weiterer Mittelpunkt der Tätigkeit begründet wird. Ebenfalls kann für Dienstreisen Kilometergeld im Ausmaß der amtlichen Sätze steuerfrei gewährt werden. Voraussetzung dafür ist, dass ein Fahrtenbuch geführt wird bzw. dass Reiseabrechnungen vorliegen.  Im Unterschied zu Reisen des Betriebsinhabers, die als Betriebsausgaben abgesetzt werden können, ist es bei Dienstreisen nicht erforderlich, dass eine Mindestentfernung von 25 km in eine Richtung zurückgelegt wird. Beim Tagesgeld ist darauf zu achten, dass dieses nur im aliquoten Ausmaß steuer- und beitragsfrei ist, auch wenn arbeitsrechtlich der volle Tagessatz zusteht. Ebenso ist bei einem Arbeitsessen des Dienstnehmers eine Kürzung um EUR 13,20 vorzunehmen.

Dienstreise Familienwohnsitz

Ebenfalls als Dienstreise wird gewertet, wenn der Arbeitnehmer so weit von seinem Dienstort entfernt wohnt (Familienwohnsitz), dass ihm eine tägliche Rückkehr nicht zugemutet werden kann (mindestens 120km). Hier können vom Arbeitgeber für einen Zeitraum von 6 Monaten steuerfrei Tages- und Nachtgelder ausbezahlt werden. Es ist allerdings zu beachten, dass für den Dienstnehmer kostenlose Nächtigungsmöglichkeiten die steuer- und beitragsfreie Gewährung von Nächtigungsgeldern ausschließen.

Dienstreise aufgrund lohngestaltender Vorschriften

Trifft eine lohngestaltende Vorschrift (z.B. Kollektivvertrag) eine andere Definition der Dienstreise, so können die Taggelder dann zeitlich unbegrenzt steuer- und abgabenfrei bezahlt werden, wenn sie für eine der folgenden Tätigkeiten bezahlt werden:

• Außendiensttätigkeit
• Fahrtätigkeit
• Transportfahrten
• Baustellen- und Montagetätigkeit
• Arbeitskräfteüberlassung