Die mit 2017 in Kraft getretenen Regelungen sind als eine Erweiterung der bereits seit 2016 bestehenden Registrierkassen- und Belegerteilungspflichten zu verstehen. Sie gelten für alle Betriebe, die bereits 2016 der Registrierkassenpflicht unterlagen.
Von der Verpflichtung zur Verwendung einer Registrierkasse ist grundsätzlich jeder Unternehmer (Gewerbetreibender, Freiberufler, Land- und Forstwirte) betroffen, der Jahresumsätze von mehr als € 15.000,00 erzielt, und davon mindestens € 7.500,00 in Form von Barumsätzen. Auch Bankomat- oder Kreditkartenzahlungen gelten als Barumsätze. Für die Ermittlung der Umsätze sind die Nettobeträge heranzuziehen.
Ab 1. April 2017 gilt die Verpflichtung zur Implementierung einer technischen Sicherheitseinrichtung in die Registrierkasse.
Folgende 5-Schritte sind für die Inbetriebnahme eines solchen Sicherheitssystems bzw Manipulationsschutzes erforderlich:
1. Beschaffung einer Signaturkarte
Diese können Sie entweder bei ihrem Kassenanbieter (bei neuen Systemen ist diese in der Regel im Paket bereits enthalten) oder bei folgenden Firmen anfordern:
www.a-trust.at
www.globaltrust.eu
www.prime-sign.at
2. Initialisierung der Signaturkarte
Darunter versteht man die Ausstattung des Kassensystems mit der Signaturkarte. Dies wird im Regelfall vom Kassenhersteller in Form eines Software-Updates durchgeführt (mittels USB-Stick oder Internet). Bei erst kürzlich neu gekauften Systemen ist dieses möglicherweise schon beinhaltet.
3. Erstellung des Startbelegs
Sofort nach der Initialisierung müssen Sie einen Starbeleg erstellen. Dazu wird ein Geschäftsvorfall mit dem Wert Null eingegeben. Danach ist ihre Registrierkasse betriebsbereit.
Innerhalb einer Woche nach der oben genannten Initialisierung müssen die folgenden Schritte erledigt werden:
4. Registrierung der angeschafften Signaturkarte und manipulationssicheren Registrierkasse beim Finanzamt
Diese Registrierung kann entweder in einer Eingabemaske oder auch mittels web-Service erfolgen (dazu bitte den Hersteller befragen), jedenfalls aber ist sie über Finanz-Online durchzuführen. Sollten Sie keinen eigenen Zugang haben können wir dies gerne für Sie erledigen.
Dazu werden folgende Daten benötigt:
- Art der Signatur- bzw Siegelerstellungseinheit
- Seriennummer des Signatur- bzw Siegelzertifikats
- Kassen ID der Registrierkasse
- AES-Schlüssels der Registrierkasse
- Namen Ihres Vertrauensdiensteanbieters
5.Prüfung des Startbelegs mit Hilfe der BMF-Belegcheck-App
Dieser Check dient der Überprüfung ob die Inbetriebnahme ordnungsgemäß durchgeführt wurde. Mit dieser App kann der QR Code des Startbelegs bzw aller weiteren Belege überprüft werden. Downloaden können Sie diese unter folgendem link .
Diese App verwenden übrigens auch die Prüfer des Finanzamtes!
Die Schritte 1 bis 3 müssen bis 31. März 2017 und die Schritte 4 bis 5 bis spätestens eine Woche nach dem 1. April 2017 erledigt sein.
Die Einrichtung der Kasse um eine solche technische Sicherheitseinrichtung verursacht in weiterer Folge neue, zusätzliche Anforderungen an die Belege der Registrierkasse. Die Belege – auch jene, die nicht von einer Registrierkasse ausgestellt werden – mussten auch bisher folgende Daten beinhalten:
- Bezeichnung des leistenden/liefernden Unternehmens
- fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlreihen, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben werden
- Tag der Belegausstellung
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
- Betrag der Barzahlung
Ab 1. April 2017 müssen die Registrierkassenbelege zusätzlich noch folgende Bestandteile aufweisen:
- Kassenidentifikationsnummer
- Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
- Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen
- Maschinenlesbarer Code: Der Code kann unterschiedliche Formen haben. Am Beleg sollte grundsätzlich ein QR-Code angedruckt sein. Wenn der QR-Code aus technischen Gründen nicht möglich ist, kann der Inhalt des maschinenlesbaren Codes auch ein Link als Barcode sein.
Noch Fragen? Bitte kontaktieren Sie dazu Herrn Stephan Mayer, er ist bei uns der Experte auf diesem Gebiet (st.mayer@taxservices.at, DW 15). 
Weitere Hinweise und auch Tipps, wenn etwas nicht funktionieren sollte finden Sie hier.
SERVICE: Damit Sie Ihre Registrierkasse zeitgerecht in Betrieb nehmen können, ersuchen wir Sie uns möglichst rasch Bescheid zu geben, welche Schritte wir für Sie durchführen sollen bzw wie wir Sie unterstützen können.
Zu beachten: Die Einhaltung der Belegerteilungs- und Einzelaufzeichnungspflichten sowie die Meldepflicht der Registrierkassen und Signaturkarten wird von der Finanzverwaltung derzeit vermehrt überprüft werden.
Zu beachten: Die oben genannten Anforderungen beziehen sich lediglich auf die Belegerteilungspflicht. Rechnungen nach dem Umsatzsteuergesetz müssen weiterhin zusätzliche Anforderungen erfüllen.
TIPP: Für die Anschaffung einer elektronischen Registrierkasse oder Umrüstung eines bereits bestehenden Systems sind steuerliche Förderungen vorgesehen. Bei Anschaffungen oder Umrüstungen bis zum 31. März 2017 besteht ein Anspruch auf eine steuerfreie Registrierkassenprämie in Höhe von € 200,00. Diese kann im Rahmen der Steuererklärung geltend gemacht werden.
